ICOM VoicesConstitution d’une équipe à distance : prémices et évolution

Mots-clés : A distance ; Recrutement ; Gestion ; Cohésion d’équipe ; Equilibre vie professionnelle et vie privée ; Conditions de travail.

En mars 2020, en plein milieu du confinement, Qatar Museums (QM) s’est lancé dans un projet ambitieux : former une équipe consacrée au numérique, qui répondrait aux besoins croissants des organisations culturelles sous sa responsabilité ; l’objectif premier étant d’améliorer l’accès aux offres de ces musées pour le public, local comme international, et de les faire connaître, le tout par le biais de canaux numériques. Cette nouvelle équipe serait chargée d’articuler et de mettre en œuvre une stratégie numérique cohérente pour plusieurs entités reconnues comme leaders dans le domaine, aussi bien à l’échelle régionale qu’internationale, en commençant par la refonte de plusieurs sites internet.

Basé à Doha, au Qatar, QM a adopté une double approche pour constituer l’équipe, avec une campagne de recrutement, à la fois locale et internationale. Il n’a fallu que quelques mois pour que tous les membres soient sélectionnés, grâce au réseautage, aux publications sur différents réseaux et au contact avec les universités voisines. Début novembre 2020, ils pouvaient commencer leur travail.

Comme presque toutes les autres institutions culturelles au monde, QM s’est retrouvé, du jour au lendemain, obligé de travailler à distance. En notre qualité de membres d’un service numérique, nous étions bien placés pour accomplir nos missions entièrement en ligne ; le travail à distance n’a donc eu aucun impact sur notre productivité. Ce qui était inhabituel, en revanche, c’est que nous venions tous d’arriver et que nous n’avions pas eu l’occasion de nous rencontrer en personne. En outre, les consultants en expérience utilisateur et conception que QM avait déjà recrutés et qui travaillaient à refaire le site internet n’avaient jamais pu se rendre à Doha pour visiter les musées en question ou rencontrer l’équipe. Nous devions donc faire preuve de créativité, de flexibilité et de patience pour stimuler notre cohésion et notre esprit d’équipe ; autant de qualités utiles, quelle que soit la situation, mais encore plus en temps de pandémie.

Il était donc essentiel de prendre du recul et de ne pas oublier le but des sessions d’orientation, de formation et d’intégration : aider les nouveaux arrivés à se sentir à l’aise et susciter leur enthousiasme pour le public, le lieu et la mission.

Notre plan d’intégration se composait de trois phases :

1. Les premières semaines, nous avons organisé des réunions de présentation en ligne avec des collègues qualifiés de tout le réseau Qatar Museums, qui ont généreusement accepté de présenter leurs équipes et leur travail.
2. Des visites des musées et des galeries ont également été proposées. Devant l’impossibilité de tous se réunir en personne, nous avons opté pour une solution hybride : quelques collègues étaient présents sur site, les autres avaient le droit à une visite virtuelle au moyen d’un smartphone.
3. Enfin, nous avons organisé une session de rencontre virtuelle de type pecha kucha pour briser la glace au sein de l’équipe, qui a permis à chacun de se présenter à travers 15 diapositives, de 20 secondes chacune et composées uniquement d’images. La séance s’est avérée des plus efficaces. Les 13 nouveaux venus ont donc fait connaissance les uns avec les autres, et même parfois avec les animaux de compagnie de leurs collègues !

Cela fait maintenant un an que nous collaborons. Les évolutions des consignes sanitaires sur le travail en présentiel, les restrictions sur les voyages et l’ouverture/fermeture de nos musées et des lieux publics ont obligé l’équipe à naviguer entre différents fuseaux horaires, de Doha à Londres en passant par Amsterdam, New York et San Francisco, et plusieurs langues, car le contenu du site internet de QM est affiché en anglais et en arabe. Nous avons d’ailleurs lancé une nouvelle version du site qm.org.qa, le premier de notre projet.

Notre adaptation permanente aux règles imposées par la pandémie, au niveau des flux de travail internes et de la communication avec le public, nous a permis de nous affirmer dès le début comme une équipe agile et flexible, attentive non seulement aux besoins des visiteurs, mais aussi à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle de chacun.

Nous avons tiré plusieurs autres leçons de cette expérience, qui nous aideront à nous acclimater à cette « nouvelle normalité » et à rester tournés vers la création et le maintien d’une culture professionnelle saine :

• Faire preuve d’audace

Mettre en place un programme consistant à créer une nouvelle équipe consacrée au numérique et développer plusieurs grands projets en pleine pandémie impliquait d’adopter une vision audacieuse et une volonté de tester de nouvelles façons de penser et de travailler. Cette qualité nous servira pour les années à venir.

• Rester humains

L’audace ne va pas sans humanité. La pandémie a généré un stress conséquent et fluctuant, qui a affecté chaque membre de l’équipe différemment, selon leur situation et leur lieu d’habitation. En outre, bien des événements sociopolitiques ont eu lieu en 2020, à l’échelle locale et internationale, qui nous ont aussi touchés. Rester à l’écoute du quotidien des collègues en dehors du travail est une attitude que les dirigeants devraient cultiver tout particulièrement, s’ils veulent bâtir des équipes productives, équilibrées et collaboratives.

• Agir dans l’instant, mais réfléchir sur le long terme

Même dans des circonstances habituelles, créer des équipes solides nécessite de combiner action et planification. Nous avons formé notre équipe pendant la crise, mais pas en réaction à cette crise. Notre objectif à plus long terme reste d’articuler et de mettre en œuvre une stratégie numérique cohérente. Il faut donc agir, mais toujours dans la direction poursuivie.

Alors que l’équipe arrive au terme de sa première année de collaboration, elle a trouvé un rythme confortable : des réunions hebdomadaires associées à des conversations en tête-à-tête chaque mois, pour que chacun puisse communiquer avec ses collègues et son responsable direct. Les réunions matinales avec toute l’équipe sont la clé d’un fonctionnement fluide et évitent que les problèmes ou les questions restent sans réponse. Une fois les restrictions de déplacement levées, nous nous retrouverons tous en personne, plus tard en 2021. Après avoir affronté les conditions stressantes de l’année passée, nous sommes fins prêts à faire face aux défis que l’avenir nous réserve, en équipe.

Le premier site internet de Qatar Museums lancé par l’équipe : qm.org.qa

Connolly, K. 2017. « Qatar’s dynamic young artists showcased in major Berlin exhibition », The Guardian. Disponible sur : https://www.theguardian.com/artanddesign/2017/dec/10/qatars-dynamic-young-arists-showcased-in-major-berlin-exhibition