ICOM Voices Cómo empezó, cómo va: crear y mantener un equipo virtual

Palabras clave: Remoto; Contratar; Gestionar; Conciliación laboral; Condiciones laborales.

En marzo de 2020, en la cúspide del confinamiento mundial, Qatar Museums (QM) se embarcó en un ambicioso plan para crear un equipo enfocado en la Experiencia Digital que diera respuesta a las necesidades, cada vez mayores, de las organizaciones culturales incluidas en su ámbito de actuación. El objetivo principal era aumentar el acceso y el conocimiento de su oferta al público local e internacional a través de los canales digitales. El nuevo equipo se iba a encargar de articular y aplicar una estrategia digital cohesionada en varias entidades líderes en el sector a nivel regional e internacional. Dicha estrategia empezaba con el rediseño y el relanzamiento de múltiples sitios web.

Con sede en Doha (Qatar), QM adoptó un enfoque doble para crear el equipo, con campañas de contratación tanto internacionales como locales. A través de las redes de contactos, de la publicación de anuncios en varios canales y de la relación con las universidades locales, en pocos meses ya se había seleccionado a gran parte de un equipo y, a principios de noviembre 2020, estaba listo para comenzar a trabajar.

Como casi todas las instituciones culturales del mundo, Qatar Museums se sumergió en el trabajo a distancia prácticamente de la noche a la mañana. Como departamento digital, estábamos bien posicionados para cumplir con nuestras obligaciones totalmente en línea, y el trabajo a distancia no ha afectado a nuestra productividad. Lo que hizo que el proceso inicial fuera atípico fue el hecho de que todo el equipo era completamente nuevo y no tuvo la ocasión de conocerse en persona. Además, los consultores de diseño y experiencia de usuario (UX) que QM ya había contratado para trabajar en los proyectos de rediseño del sitio web no tuvieron la oportunidad de viajar a Doha para visitar los museos o reunirse en persona con el equipo. La creación de un equipo cohesionado y colaborador requería creatividad, flexibilidad y paciencia: cualidades útiles en cualquier situación, pero especialmente durante una pandemia.

Era importante, por lo tanto, dar un paso atrás y recordar el porqué de orientar y formar a los nuevos empleados, o de su integración, es decir, ayudar a los nuevos miembros del equipo a sentirse cómodos y entusiasmados con la gente, el lugar y el trabajo.

Nuestro plan de integración incluía tres aspectos:

1. En las primeras semanas posteriores a la fecha en la que los nuevos miembros del equipo empezaron a trabajar, organizamos reuniones virtuales introductorias con los colegas pertinentes de Qatar Museums, quienes, de manera muy generosa, les dieron una visión general de sus equipos y de su trabajo.
2. Se realizaron visitas a cada uno de los museos y galerías. Dado que el equipo no podía reunirse en persona, fue necesario aplicar una solución híbrida en la que algunas personas asistieron en persona y a otras se les mostró la visita virtualmente a través de una pantalla de teléfono móvil.
3. Por último, dentro del propio equipo introdujimos un rompehielos virtual. Utilizamos el formato PechaKucha para que cada miembro del equipo se presentara utilizando 15 diapositivas (sólo imágenes) y dedicando únicamente 20 segundos a cada una. Fue una forma muy efectiva y eficiente de conocer a 13 personas, ¡e incluso, a algunas de sus mascotas!

Los miembros del equipo llevan ya casi un año trabajando juntos. Durante ese tiempo, debido a los cambios en las directrices de salud pública en relación con el trabajo presencial, las restricciones de viaje y la apertura y cierre de nuestros museos y espacios públicos, el equipo ha encontrado la manera de trabajar en múltiples zonas horarias (Doha, Londres, Ámsterdam, Nueva York, San Francisco) y en muchos idiomas: el contenido del sitio web de los Qatar Museums está en inglés y en árabe. También hemos relanzado con éxito el sitio web qm.org.qa, el primero de varios sitios web de nuestro proyecto de rediseño.

Adaptarnos a las reglas de la pandemia, ya sea con relación a los flujos de trabajo internos o a la comunicación con el público, nos ha permitido crecer desde el principio como un equipo ágil y flexible que tiene en cuenta tanto las necesidades de nuestros visitantes, como la importancia de la conciliación laboral de los empleados.

Las siguientes lecciones que hemos aprendido de esta experiencia nos ayudarán a adaptarnos a una “nueva normalidad” y a mantener nuestro compromiso de crear y apoyar una cultura de trabajo saludable:

• Ser audaz

Seguir adelante con los planes de crear un nuevo equipo digital y desarrollar nuevos e importantes proyectos en medio de una pandemia mundial requería una visión audaz y la voluntad de probar nuevas formas de pensar y de trabajar. Esta es una cualidad que nos vendrá muy bien en los próximos años.

• Ser humano

La audacia requiere humanidad. El estrés provocado por la pandemia fue mucho y fluctuó constantemente, y afectó a cada miembro del equipo de forma diferente según su situación individual y el lugar en el que se encontraba. Numerosos acontecimientos sociopolíticos ocurridos en 2020 tanto a nivel nacional como internacional también afectaron a los miembros del equipo. Mostrar sensibilidad por el día a día personal de los compañeros es algo que los líderes deben recordar especialmente para construir equipos sanos, productivos y colaboradores.

• Actuar ahora, pero pensar largo plazo

Incluso en circunstancias normales, cuando se trata de crear y apoyar equipos, es importante desarrollar una mezcla sana de acción y planificación. Nosotros creamos este equipo durante una crisis, pero no como reacción a una crisis. Nuestro objetivo general de articular y aplicar una estrategia digital cohesiva no cambió. Por lo tanto sí, actuar, pero hacerlo siempre en la dirección en la que uno quiera crecer.

A medida que el equipo se acerca al final de su primer año juntos, nos hemos acomodado a un ritmo cómodo de reuniones semanales del equipo, combinadas con conversaciones mensuales entre dos personas, con el fin de que todos tengan la oportunidad de comunicarse entre sí y con su jefe directo. Las reuniones breves de las mañanas con cada uno de los miembros del equipo ayudan a que las operaciones diarias se desarrollen sin problemas y garantizan que no queden cuestiones sin resolver. Y gracias al levantamiento de las restricciones de viaje, todo el grupo se reunirá en persona a finales de 2021. Después de superar las tensas condiciones del pasado año, estamos preparados para hacer frente a los retos futuros juntos, como un equipo.

Primer sitio web de Qatar Museums relanzado por el equipo: qm.org.qa

Connolly, K. 2017. “Qatar’s dynamic young artists showcased in major Berlin exhibition”, The Guardian. Disponible en: https://www.theguardian.com/artanddesign/2017/dec/10/qatars-dynamic-young-arists-showcased-in-major-berlin-exhibition