Nos enorgullece anunciar el lanzamiento Biblioteca en línea del ICOM, que contiene casi 45.000 referencias de avisos, publicaciones, informes de actividades y fotografías. Para la ocasión, hemos entrevistado a Agnès Roché, documentalista-archivista del ICOM, para que nos cuente la historia de este fondo documental y su funcionamiento al servicio de los miembros del ICOM.
Agnès Roché, usted es documentalista-archivista en el ICOM desde hace dos años. Usted trabaja en un fondo documental que se creó en 1948, poco después de la creación del ICOM en 1946. ¿Puede resumir la historia de esta colección?
Desde el principio, los fundadores del ICOM quisieron crear un centro de recursos especializado en museos y museología, con un doble objetivo: reunir toda la documentación disponible sobre el tema y ponerla a disposición de los profesionales de los museos. Gracias a las contribuciones de los miembros del ICOM, las colecciones del centro se ampliaron rápidamente.
A principios de los años ochenta, el Centro de Documentación creó su primera base de datos bibliográfica informatizada utilizando el software de código abierto CDS-ISIS (posteriormente Winisis) desarrollado para la UNESCO. Unos años más tarde, en 1989, todos los registros manuscritos anteriores a 1981 se integraron en esta base de datos para completar el catálogo informatizado.
A principios de los años 90, la producción de documentos en el ámbito museístico había aumentado considerablemente, se habían creado otros centros de recursos, como la biblioteca del ICCROM en el ámbito de la conservación-restauración, y el desarrollo de Internet abría nuevas perspectivas de acceso a la información. Se decidió entonces que el centro de documentación daría en lo sucesivo prioridad a las publicaciones del ICOM y de su red de comités nacionales e internacionales y alianzas regionales. Una gran parte de los fondos museísticos acumulados hasta entonces, consistentes en publicaciones “no ICOM”, se depositaron entonces en dos instituciones asociadas: la Escuela Nacional Superior de Bellas Artes (ENSBA) recibió catálogos de exposiciones, y el Dirección de Museos de Francia (ahora Servicio de Museos de Francia) recibió catálogos de museos, literatura y revistas especializadas. En la base de datos actual, se especifica la ubicación de cada documento referenciado.
No obstante, el Centro conserva sus colecciones de directorios de museos, textos legislativos y reglamentarios nacionales y una selección de documentos relacionados con sus programas y misiones: protección del patrimonio en peligro, lucha contra el tráfico ilícito, ética de los museos, etc. En 2015, los archivos del ICOM serán objeto por primera vez de una gran campaña de ordenación y clasificación, que abarcará el periodo comprendido entre 1946 y 2007.
Cuando llegó, se hizo cargo de un importante proyecto: ofrecer una plataforma documental en línea y continuar con la digitalización de documentos. ¿Puede decirnos algo más sobre esto?
A principios de 2020, el software Winisis que albergaba la base de datos de documentos ya no estaba actualizado y su sistema operativo era obsoleto. La adquisición de un nuevo programa informático de gestión de bases de datos documentales completo ha permitido no sólo salvaguardar la totalidad de la base de datos históricos durante el traslado del ICOM de la sede de la UNESCO a la rue Lasson (París 12è), sino también y sobre todo adaptarla a las necesidades de sus usuarios actuales. En 2022, el ICOM cuenta con muchos más miembros que en el momento de su creación en 1946, y están más repartidos que nunca por todo el mundo, pero la ambición del centro de documentación sigue siendo fiel a las intenciones de sus fundadores: poner sus recursos al servicio de todos los profesionales de los museos.
La empresa JLB-Informatique, editora del software elegido, ha creado un portal en línea, accesible desde la sección de Recursos del sitio del ICOM, en el que se puede explorar toda la base de datos, en búsqueda simple o avanzada, en los tres idiomas de trabajo del ICOM, inglés, francés o español (según el idioma elegido para el navegador). En esta nueva versión de la base de datos, los documentos digitales y los enlaces URL -ausentes en la versión anterior- se van asociando a los registros siempre que es posible.
Además de esta base documental histórica, el nuevo software ha permitido crear nuevas2 bases de datos adicionales para poner en valor los archivos del ICOM, hasta ahora poco conocidos. La base de datos “Archivos”, construida a partir del inventario de 2015, recoge los archivos “en papel” de la Secretaría del ICOM y sus relaciones con los comités.
La base de datos “Imagen” ya alberga su colección de carteles, escaneados en alta definición (en particular los de las campañas y las Jornadas Mundiales de los Museos desde los años 60 hasta la actualidad), y pronto acogerá la colección fotográfica del ICOM (cerca de 5.000 impresiones en papel, diapositivas y negativos desde 1950 hasta la década de 2000). Mientras que la base de datos documental está pensada para ser accesible al mayor número de personas posible, las bases de datos “Archivos” e “Imágenes” están reservadas exclusivamente a los miembros, a través del área de miembros del sitio web www.icom.museum/es (en el apartado Herramientas para los comités).
Paralelamente, una campaña de digitalización de las publicaciones y archivos del ICOM, confiada a la empresa Arkhênum, especializada en la digitalización del patrimonio, ha permitido ya asociar un primer lote de ficheros digitales a los registros correspondientes de las bases de datos “Biblioteca” y “Archivos”. Pronto se añadirá un segundo lote de documentos seleccionados en 2021. Naturalmente, se invita a los miembros del ICOM a que contribuyan a enriquecer estas bases de datos si tienen documentos que aún no están en la base de datos, o versiones electrónicas de publicaciones que ya están referenciadas.
Este servicio está a disposición de nuestros miembros. ¿Cómo puedo buscar en la base de datos?
La página de inicio de la base de datos múltiple, a la que se puede acceder a través del área de miembros, y cada una de las bases de datos de forma aislada ofrecen un espacio de búsqueda gratuito. Mientras que este primer enfoque tiene la ventaja de la simplicidad, la búsqueda en profundidad ofrece una selección más precisa de los campos, acompañada de los léxicos correspondientes y de herramientas para afinar los resultados (clasificación, filtrado por fecha, palabras clave, tipo de documento, ubicación, etc.).
La sección “Biblioteca en línea” del sitio ofrece algunos consejos prácticos y, por supuesto, estoy a disposición de los miembros para ayudarles en sus investigaciones. Se aceptan preguntas, comentarios y sugerencias para mejorar estas bases de datos.
¿Cuáles son las perspectivas de los futuros desarrollos y proyectos relacionados con la documentación y los archivos en el ICOM?
Se está desarrollando un tesauro para todas las bases de datos con el fin de mejorar la calidad de la indexación. En cuanto a los archivos, el número de documentos que hay que digitalizar es considerable, por lo que pedimos paciencia e indulgencia a los miembros del ICOM. En cualquier caso, quedo a disposición de las comisiones para realizar investigaciones específicas en las colecciones que se conservan en la secretaría.
En la página de inicio del portal, junto a las tres bases de datos ya mencionadas, hay una cuarta, la base de datos “Directorio”, con la mención “en construcción”. Es un importante trabajo de recopilación, realizado en 2019 por Elisabeth Jani, encargada de la documentación en el ICOM hasta diciembre de 2020, a petición del grupo de trabajo sobre los comités internacionales, el que me ha inspirado para crear esta base de datos, que debe reunir, en forma de notas de síntesis, algunos datos esenciales sobre la historia y las misiones de los órganos, socios y personalidades del ICOM.