“Sobre la conservación, gestión y seguridad de las colecciones; la protección de los profesionales y la gestión de museos, bibliotecas y archivos ante el brote de COVID-19”
Considerando la crisis humanitaria causada por la pandemia de COVID-19 en todo el planeta y las decisiones de los gobiernos de cerrar varias instituciones;
Reconociendo el impacto de esta crisis en las instituciones de la memoria, las instalaciones culturales, los museos, archivos y bibliotecas;
Entendiendo la necesidad de adoptar medidas y estrategias para garantizar la conservación de las colecciones bajo la protección de estas instituciones;
Afirmando el imperativo de proteger a todos los profesionales que trabajan en estas instituciones, así como al público;
Estas recomendaciones, debatidas entre los miembros de ICOM Brasil, identifica las siguientes directrices para la comunidad:
1. Con relación a la coordinación de las acciones:
Cada institución debe organizar un equipo interno que coordine y comunique las acciones junto con el órgano interno y el personal subcontratado. En caso de confinamiento, la coordinación deberá acordar con la gobernanza local la presencia de una persona institucional para la inspección semanal acompañada de un profesional del cuerpo de bomberos o de la policía. La coordinación deberá proporcionar la lista de contactos para casos de emergencia. La persona responsable deberá planificar las cuestiones financieras con los organismos de la administración pública, patrocinadores, asociaciones y/o fundaciones para el mantenimiento de la institución durante la cuarentena.
2. Con relación a los profesionales en situación de riesgo:
Considerando la vulnerabilidad de la población en riesgo, como las personas mayores de 60 años, diabéticas, hipertensas u obesas, mujeres embarazadas, lactantes, personas con insuficiencia renal o respiratoria crónica, con enfermedades cardiovasculares, inmunosuprimidas, trasplantadas, en tratamientos oncológicos y con síntomas de la COVID-19 o acompañantes de personas en esta situación, de acuerdo con las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud, las instituciones deben crear una lista de personas en esa situación, determinar su aislamiento y evitar su presencia en la institución durante el periodo que dure la pandemia, además de garantizar sus derechos laborales.
3. Con relación a los equipos rutinarios:
Conociendo la necesidad de mantener los servicios básicos, como la limpieza y la seguridad, recomendamos a las instituciones establecer un horario de trabajo, así como una rutina de inspección y supervisión de las colecciones, garantizando el uso de equipos personales de seguridad por parte de los profesionales. Estos deberán llevar guantes y mascarillas y lavarse las manos con gel alcohólico al 70%, jabón y agua proporcionados por la institución.
4. Con relación a los equipos subcontratados:
Las mismas recomendaciones establecidas en los puntos 2 y 3 se aplican a los equipos subcontratados. La dirección de la institución y las empresas se comprometerán a organizar los turnos e informar a los empleados sobre las medidas de seguridad personal.
5. Planificación de rutinas, inspección y turnos de trabajo
Cada institución debe establecer un plan de rutinas e inspecciones que garantice la salvaguardia de las colecciones que están expuestas y las que se encuentran en los almacenes, en las salas de consulta, en los laboratorios y en los talleres. Este plan debe describir las actividades básicas esenciales y determinar el alcance o el turno de trabajo de los profesionales, al tiempo que limita el número de personas expuestas y garantiza la alternancia de los agentes implicados. Se deberá informar a los equipos de limpieza, seguridad e inspección sobre cómo notificar al equipo de coordinación cualquier tipo de problema, como la identificación de ataques biológicos, problemas en el edificio y otras incidencias, incluyendo los problemas detectados a través de la supervisión a distancia.
6. Plan de comunicación interna
Una persona o un equipo establecido por el equipo de coordinación deberá organizar y notificar todas las acciones a través de un plan de comunicación interna utilizando las tecnologías de la información disponibles, ya sean teléfonos móviles, redes sociales, reuniones virtuales o correo electrónico. Todas las decisiones y acciones adoptadas deberán estar documentadas en un informe para futuras consultas y para reflexionar sobre la efectividad de las medidas adoptadas, teniendo en cuenta la naturaleza sin precedentes de la situación.
7. Plan de gestión de riesgos y procedimientos del equipo de mantenimiento: mantenimiento del edificio
Considerando el equipo de mantenimiento, interno o subcontratado, las instituciones deben prepararse para promover la gestión del edificio basándose en la identificación de posibles emergencias, como filtraciones, goteras, infestaciones biológicas y microbiológicas y cortes de electricidad, así como para garantizar las rutinas de limpieza de desagües, las podas esenciales y la inspección del edificio. Los trabajos no urgentes, como reformas, trabajos de pintura o ajustes deberán ser suspendidos durante este periodo.
8. Plan de gestión del mantenimiento: aire acondicionado, deshumidificadores, supervisión climatológica
Las instituciones deben garantizar la supervisión climatológica, ya sea en persona o a distancia, así como el mantenimiento de los equipos de control ambiental. Es preferible mantener encendidos los sistemas centrales, los sistemas splitter o los dispositivos individuales, como humidificadores y deshumidificadores, para evitar variaciones repentinas de temperatura y humedad en entornos ya estabilizados. Sin embargo, es primordial garantizar la inspección periódica, conforme a lo establecido en el punto 1, incluyendo el cambio de filtros y la retirada del agua de las bandejas según la acción de una persona o de un equipo establecido en la planificación. Los equipos que no afecten a la estabilidad ambiental deberán permanecer apagados para evitar incendios.
9. Plan de gestión de riesgos y procedimientos en caso de incendio, inundación y desastres naturales
Si la institución no tiene un Plan de Gestión de Riesgos, los equipos encargados de cada turno de limpieza, seguridad e inspección deberán tener por escrito las acciones a realizar en caso de incendio, inundación y desastres. El equipo de coordinación previsto en el punto 1 debe proporcionar los contactos internos (teléfono y correo electrónico), así como el número de teléfono del cuerpo de bomberos más cercano, e indicar a los equipos que les llamen en caso de urgencia o incidencias fuera de lo habitual. Las instituciones que no tengan equipos de seguridad permanentes deberán solicitar la ayuda de la comunidad y otros interlocutores locales para que informen de cualquier problema que surja durante el confinamiento.
10. Plan de gestión de riesgos y protocolos de protección contra robo
Las áreas institucionales en las que haya colecciones deben permanecer cerradas, se debe limitar su acceso y controlar las claves para acceder a las mismas. Si la institución tiene cámaras de vigilancia a distancia, estas deben ser supervisadas a distancia por personas previamente designadas, las cuales deben mantener actualizada la información sobre la circulación en las zonas restringidas. Dependiendo del tipo de alarma, las instituciones que no tengan personal de seguridad deberán solicitar la ayuda de la comunidad y otros interlocutores locales para que informen de cualquier problema que surja durante el confinamiento. Se deberá informar inmediatamente de los problemas relacionados con la seguridad o con el robo de artículos al equipo de coordinación, el cual deberá informar a la policía local y a los gobiernos municipales, estatales o federales. Deberá divulgarse la información a través de diversos medios de comunicación para contribuir a la identificación y recuperación de los bienes robados. Los equipos de seguridad internos o subcontratados deberán recibir instrucciones sobre cómo informar al equipo de coordinación de cualquier problema.
11. Plan de gestión de la limpieza
Las rutinas de limpieza deben mantenerse con menos personal. Es esencial que la institución reduzca el número de dependencias que se vayan a utilizar, como los aseos, y organice un programa de trabajo con menos presencia de personas simultáneamente. Se recomienda realizar la limpieza de todas las salas de la institución una vez a la semana. Los equipos internos o subcontratados deberán recibir instrucciones sobre cómo informar al equipo de coordinación de cualquier problema, como la identificación de ataques biológicos, problemas en el edificio y otras incidencias.
12. Plan de gestión y procedimientos en las salas de almacenamiento y en las zonas de custodia
- Realice visitas de inspección, preferiblemente una vez a la semana, priorizando la rotación entre aquellos miembros del equipo que conozcan la colección y trabajen con ella a diario.
- Desconecte la mayor cantidad posible de equipos eléctricos y asegúrese de que la instalación eléctrica está en buenas condiciones, por si fuera necesario el mantenimiento de equipos conectados, según se indica en el punto 8.
- Revise el volumen de los depósitos del deshumidificador, evalúe el funcionamiento habitual del dispensador de agua, adapte el número de equipos de las salas y otras estrategias.
- Apague las luces o mantenga la iluminación mínima necesaria en caso de que haya cámaras de seguridad que necesiten luz para grabar.
- Los filtros del aire acondicionado central deben ser inspeccionados y se debe consultar al técnico responsable sobre la posibilidad de automatización con una “zona muerta” (dead zone) y no un “punto fijado” (set point), para ahorrar energía.
- Evalúe la necesidad real de autorizar a personas que normalmente no tengan acceso a la sala de almacenamiento.
- Inspeccione el entorno por si hubiera filtraciones, alejando de las zonas húmedas las obras y el mobiliario cuando sea posible, o cubriendo el mobiliario con plástico (como las cartotecas y expedientes deslizables, que no se pueden mover).
- Inspeccione el entorno y las obras más vulnerables por si hubiera signos de ataques biológicos (hongos, insectos).
- Supervise el nivel de polvo y si la zona de almacenamiento muestra signos de humedad o temperatura inadecuadas.
- Evalúe la demanda de la rutina de limpieza.
- Si fuera necesario, se deberá limpiar el suelo con alcohol al 70%, siempre que no dañe la colección. Si es posible, quítese los zapatos y utilice pantuflas desechables para entrar en las zonas de custodia y de almacenamiento.
- La colección no se debe manipular. Solo en casos de extrema necesidad, las personas con la formación adecuada podrán realizar la limpieza mecánica de los objetos y otros artículos.
- En caso de traslado emergencia de las colecciones o del mobiliario de otras salas al espacio de almacenamiento, dicho material deberá ser aislado en su embalaje durante 14 días o desinfectado por profesionales cualificados y siguiendo las recomendaciones de seguridad del punto 3.
13. Recomendaciones para exposiciones: exposiciones de larga duración, desmontaje y montaje de exposiciones temporales
- Restrinja el acceso a las áreas de exposiciones de larga duración.
- Si fuera necesario, dependiendo del tipo de ventanas, del polvo, la iluminación, etc., cubra las ventanas con material no tejido (TNT, Tyvek, Reemay, etc.) o tejidos porosos (algodón, lino, etc.) para garantizar que éstos se puedan retirar durante las inspecciones.
- Apague las luces o mantenga la iluminación mínima necesaria y bloquee cualquier entrada de luz natural.
- Mantenga la rutina de inspecciones periódicas y la limpieza de acuerdo con los puntos anteriores.
- Garantice la seguridad del lugar y del mobiliario y, si fuera necesario, traslade la colección más valiosa a la zona de almacenamiento.
- Evite las actividades que impliquen la presencia de muchas personas en el mismo lugar, como el montaje y desmontaje de exposiciones temporales, acordando con las instituciones promocionales un nuevo calendario basado en acuerdos de cooperación.
- Mantenga una lista con la información de las obras expuestas, de acuerdo con las directrices y procedimientos de seguridad internos, en la que indique las obras u objetos más vulnerables o sensibles.
14. Recomendación sobre las obras en el taller o en el laboratorio
Las obras, objetos, artefactos y documentos que estén en el laboratorio o en el taller deben ser devueltas a la zona o mobiliario de almacenamiento. Si no es posible, deberán cubrirse con material no tejido (TNT, Tyvek, Reemay etc.) o tejidos porosos (algodón, lino, etc.) y protegerse de la luz y el polvo. Las actividades de intervención para la conservación y la restauración, así como la investigación científica, deberán interrumpirse para retomarse más adelante.
15. Recomendaciones sobre préstamos, investigación y devoluciones a las instituciones de origen
- No deberá permitirse la investigación ni los préstamos durante el periodo de cuarentena. Las devoluciones deben acordarse entre las instituciones a partir del regreso a la actividad. El estatus de las obras en tránsito debe evaluarse caso por caso.
- Suspenda el movimiento y revise el calendario de los próximos préstamos hasta que la situación se normalice.
- Colabore y confíe en los empleados de las instituciones donde se encuentran las obras prestadas para evitar inspecciones externas y mantenga el contacto con los empleados responsables del préstamo y la custodia.
- No se recomienda enviar mensajeros para supervisar las obras.
- Evalúe cada objeto y situación antes decidir desmontar y almacenar las obras en cajas mientras se espera a su devolución. Recuerde que es más difícil realizar inspecciones de obras en cajas, pero en el caso de obras que se encuentren en zonas sujetas a desastres naturales, será preferible dejarlas empaquetadas.
- Supervise el desmontaje, los informes y el embalaje por videoconferencia.
- Si fuera necesario ampliar el periodo de préstamo, no olvide añadirlo al contrato, a la nueva póliza del seguro o al registro.
- Manténgase en contacto con la institución o el productor para obtener periódicamente datos ambientales del espacio en el que se encuentran las obras.
16. Recomendación sobre proyectos de documentación
- Priorice las acciones que se puedan realizar a distancia, como revisar la información en la base de datos.
- Planifique acciones a distancia para investigar la colección o colecciones.
- Mantenga actualizada la documentación de las colecciones y permita, si es posible, el acceso a distancia a la misma, con información relevante para la ubicación de los bienes y su estado de conservación.
17. Recomendaciones con relación al público, la comunicación, acciones digitales, acciones educativas
Se recomienda a la institución que cree o mantenga rutinas para interactuar con el público a través de las redes sociales (Instagram, Twitter, Facebook etc.) de acuerdo con un plan para divulgar sus colecciones y estimular la consulta y la investigación en las bases de datos o sitios web. Durante este periodo produzca material digital para publicar (manuales de directrices técnicas, catálogos digitales de las exposiciones realizadas, etc.) con información clara y directa y accesible al público.
18. Elaboración del Plan de regreso a la actividad
- El Plan de Regreso a Actividad debe debatirse con todo el equipo para definir las acciones previas a la apertura al público.
- Teniendo en cuenta las directrices de la OMS, se deberá debatir sobre los protocolos de prevención de contagios (como medición de la temperatura corporal y el uso de mascarilla), la limitación del número de personas en espacios cerrados, la limpieza y la organización de los espacios de exposición, consulta e investigación.
- Es importante analizar la efectividad de la circulación y renovación del aire en espacios con ventilación mecánica.
- Planifique el calendario de desmontaje para la exposición, devolución o préstamo de obras de forma que las acciones no sean concomitantes.
- Coordine con la comunidad el proceso de apertura, divulgación y recomposición de las rutinas institucionales.
El objetivo de estas recomendaciones es ayudar a las instituciones a planificar sus acciones para proteger las colecciones, a los profesionales y al público durante la pandemia de COVID-19. Las recomendaciones podrían sufrir cambios durante este periodo.
Se recomienda estar atentos a la normativa municipal, estatal y federal, así como a las directrices de la OMS y de las instituciones internacionales y nacionales dedicadas al patrimonio cultural.
Recomendaciones presentadas por el ICOM Brasil en el mes de abril de 2020.
Desarrolladas en colaboración con las siguientes instituciones:
American Institute for Conservation (AIC) – COVID-19 Collection Care Resources
UNESCO – Museums Facing COVID-19 challenges remain engaged with communities
American Alliance of Museums (AAM) – COVID-19 Resources & Information for the Museum Field